Executive / Personal Assistant

Lugar de trabajo

Madrid

Misión

Como asistente personal del CEO y Director General de una compañía de producción y promoción de espectáculos, proporcionará apoyo administrativo de alto nível, asegurando la operación y gestión eficiente de la oficina ejecutiva. El rol implica una amplia gama de tareas que requieren discreción, organización y profesionalismo.

Ser el punto de contacto entre equipo interno y clientes externos, gestionando horarios, comunicaciones y proyectos especiales.

Reporta a

CEO

Funciones y responsabilidades

Gestionar el calendario del CEO, programando reuniones, citas, viajes, entre otros eventos como reuniones ejecutivas y eventos de la empresa.

Filtrar y priorizar correos electrónicos y llamadas telefónicas

Preparar y editar documentos, presentaciones, informes y agendas de reuniones

Actuar como enlace con equipos internos y socios externos para asegurar la ejecución fluida de eventos y reuniones.

Organizar itinerarios de viaje complejos, incluyendo vuelos, alojamientos y transporte terrestre.

Fomentar y mantener relaciones positivas con contactos clave, incluyendo clientes, socios y proveedores.

Hacer seguimiento del progreso de los proyectos, plazos y entregables, asegurando la finalización oportuna.

Competencias

Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de realizar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva

Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, con atención al detalle y precisión

Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno dinámico y de ritmo rápido.

Alto nível de profesionalismo, discreción y confidencialidad

Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de construir y mantener relaciones con diversas partes interesadas

Flexibilidad y capacidad de adaptación a prioridades y demandas cambiantes

Experiência

De 3 a 5 años de experiência como asistente personal o asistente ejecutivo, preferentemente dentro de la industria del entretenimiento

Dominio del paquete Microsoft Office y otras herramientas de software relevantes

Experiência en gestión de arreglos y logística de viajes complejos.

Persona pro activa, dinámica, propositiva, alegre, respetuosa y con capacidad de mantener un alto nível de confidencialidad

Interés en el mundo de los eventos, actualizarse sobre tendencias actuales.

Formación

Título en Administración de Empresas, Comunicaciones o un campo relacionado

• Idiomas

Castellano nativo, inglés avanzado