Office Supervisor

Overview Diales Plc es una consultora internacional de referencia, con más de 40 años de trayectoria. En Europa operamos desde nuestras oficinas en Róterdam, Múnich, París y Madrid, participando en una gran variedad de proyectos en sectores como energía, ingeniería civil, petróleo y gas, infraestructuras hidráulicas, transporte y otros ámbitos industriales, tanto a nivel europeo como internacional.

Buscamos un perfil de Office Manager para hacerse cargo de las tareas administrativas y de gestión de nuestra oficina en Madrid colaborando con otras oficinas a nivel europeo.

Responsabilidades Gestión de facturación mensual a clientes mediante Microsoft Dynamics 365, incluyendo emisión de facturas, seguimiento de cobros y control de deuda.

Mantenimiento de contratos con clientes y coordinación de procesos intercompany con otros departamentos y oficinas internacionales.

Seguimiento y control semanal de timesheets, garantizando su correcta cumplimentación y publicación.

Gestión y revisión de gastos del personal : validación, solicitud de aprobaciones y tramitation de pagos.

Procesamiento de pagos a proveedores, gestión de facturas recibidas y mantenimiento del registro correspondiente en coordinación con el equipo financiero.

Soporte en la preparación y gestión de la nómina, así como en otros aspectos relacionados con el ciclo de nómina.

Apoyo en operaciones bancarias : pagos a proveedores, reembolsos de gastos y abonos de nómina.

Colaboración en la preparación de auditorías financieras anuales y temas fiscales en coordinación con el equipo de finanzas.

Apoyo en la gestión del seguro anual de la empresa, en colaboración con el equipo del Reino Unido.

Desarrollo y mantenimiento del registro de proyectos, incluyendo seguimiento de plazos, control presupuestario y elaboración de informes.

Supervisión de entregables del departamento conforme a los requisitos de calidad (QA), con control de hitos y reportes.

Soporte a las actividades de marketing y desarrollo de negocio mediante análisis sectorial e identificación de eventos y oportunidades comerciales.

Gestión de redes sociales corporativas en español, asegurando actualizaciones periódicas alineadas con la estrategia de comunicación.

Tareas generales de administración y soporte a la oficina.

Dominio fluido de español e inglés, tanto oral como escrito; se valorará positivamente el conocimiento de francés.

Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para generar confianza y mantener relaciones profesionales con clientes y colaboradores.

Capacidad para trabajar de forma autónoma y también como parte de un equipo multidisciplinar.

Enfoque proactivo y actitud resolutiva, con iniciativa para identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y financieros.

Dominio avanzado de Microsoft Word y Excel, incluyendo funciones complejas y manejo de datos.

Experiencia previa o conocimiento práctico de Microsoft Dynamics 365, especialmente en tareas de facturación.

Conocimientos básicos de marketing y desarrollo de negocio, así como interés en la gestión de redes sociales corporativas.

Organización, atención al detalle y capacidad de adaptación en entornos dinámicos y cambiantes.

Formarás parte de un equipo internacional, con quienes podrás aprender y desarrollarte profesionalmente.

Tendrás la oportunidad de avanzar en tu carrera en una consultora global de primer nivel, con un paquete retributivo competitivo.

Requisitos / Perfil Dominio fluido de español e inglés, tanto oral como escrito; se valorará positivamente el conocimiento de francés.

Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para generar confianza y mantener relaciones profesionales con clientes y colaboradores.

Capacidad para trabajar de forma autónoma y también como parte de un equipo multidisciplinar.

Enfoque proactivo y actitud resolutiva, con iniciativa para identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y financieros.

Dominio avanzado de Microsoft Word y Excel, incluyendo funciones complejas y manejo de datos.

Experiencia previa o conocimiento práctico de Microsoft Dynamics 365, especialmente en tareas de facturación.

Conocimientos básicos de marketing y desarrollo de negocio, así como interés en la gestión de redes sociales corporativas.

Organización, atención al detalle y capacidad de adaptación en entornos dinámicos y cambiantes.

Beneficios Formarás parte de un equipo internacional, con quienes podrás aprender y desarrollarte profesionalmente. Tendrás la oportunidad de avanzar en tu carrera en una consultora global de primer nivel, con un paquete retributivo competitivo.

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