Facilities Manager

Condé Nast is a global media company producing the highest quality content with a footprint of more than 1 billion consumers in 32 territories through print, digital, video and social platforms. The company’s portfolio includes many of the world’s most respected and influential media properties including Vogue, Vanity Fair, Glamour, Self, GQ, The New Yorker, Condé Nast Traveler / Traveller, Allure, AD, Bon Appétit and Wired, among others.

Job Description Location :

Madrid, ES

Condé Nast es una empresa global de medios de comunicación, sede de marcas icónicas como Vogue, GQ, Glamour, AD, Vanity Fair, CNTraveler y Wired, entre muchas otras. Su objetivo es inspirar, informar y entretener a nuestro público a través de nuestros galardonados contenidos que llegan a 84 millones de consumidores en papel, 367 millones en digital y 379 millones a través de las plataformas sociales, y generan más de 1.000 millones de visualizaciones de vídeo al mes.

Nuestra sede central se encuentra en Londres y Nueva York, y operamos en 31 mercados de todo el mundo, entre ellos Alemania, China, España, Estados Unidos, Francia, India, Italia, Japón, México y Latinoamérica, Middle East, Reino Unido y Taiwán, con socios locales con licencia en todo el mundo.

El equipo de CN España busca actualmente cubrir una posición con contrato indefinido de Facilities Manager.

Esta posición reportará directamente a la posición de Director de Facilities EMEA y mantendrá un dotted line a nivel local con la posición de VP Finance Business Partner.

MISIÓN DEL PUESTO :

El Facilities Manager tiene la misión de garantizar el funcionamiento eficiente y seguro de todas las instalaciones y servicios de la empresa, con el objetivo de proporcionar un entorno de trabajo óptimo para los empleados y clientes, minimizando los costes y maximizando la utilización de recursos.

El Facilities Manager debe velar por el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos. Se asegura de que estén bien gestionados los seguros y se cumpla con las normas reglamentarias. También se encarga de gestionar todo el ciclo de vida de las instalaciones. Su objetivo principal es asegurar un entorno de trabajo seguro y eficiente para los ocupantes de la organización, así como una experiencia de empleado satisfactoria y agradable, acomodando las instalaciones a las necesidades de las nuevas formas de trabajo colaborativo, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.

Gestionará el funcionamiento de los inmuebles y sus servicios, integrando a las personas, los espacios y las tecnologías para lograr mejorar la productividad aprovechando los recursos disponibles.

Contratará todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento, conservación y mantenimiento de instalaciones, se responsabilizará, entre otros, del suministro energético y de material de oficina, además de su optimización.

El Facilities Manager combina el aspecto operativo de los servicios generales con un campo de acción más estratégico. Su visión global de la operación le permite dirigir tareas estratégicas esenciales para una gestión efectiva de las instalaciones.

Además de la gestión administrativa y logística, el Facilities Manager planifica y coordina todas las actividades de servicios de su organización. Debe asegurarse de la calidad del servicio de sus proveedores, analizar indicadores de rendimiento y detectar áreas de mejora.

Además de la parte estratégica, el Facilities Manager tiene un enfoque financiero. Se asegura de la correcta gestión de los presupuestos, la reducción de costos operativos y la implementación de políticas de gestión sostenible. El Facilities Manager tiene una visión más amplia de la contribución de las instalaciones a la productividad, eficiencia y experiencia de los ocupantes.

RESPONSABILIDADES / FUNCIONES :

Instalaciones :

Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, incluyendo edificios, equipos, sistemas de seguridad, y otros activos.

Coordinar la realización de reparaciones y mejoras necesarias en las instalaciones, asegurando la ejecución oportuna y eficiente de los trabajos.

Administrar y negociar los contratos y tarifas con proveedores de servicios externos como, por ejemplo, empresas de limpieza, seguridad, mantenimiento, alquileres, etc.

Actuar como enlace con el seguro para asuntos relativos a oficinas, material y transporte.

Actuar como el principal enlace con empresas vecinas dentro del edificio y / o sub-arrendatarios.

Garantizar una experiencia de alta calidad para el personal y visitantes al ingresar a nuestras instalaciones.

Espacios :

Planificar y optimizar el uso del espacio físico disponible, asegurando que las instalaciones cumplan con los requisitos de seguridad y funcionalidad.

Gestionar inventarios en oficinas y almacenes externos.

Coordinar la reubicación de equipos y mobiliario según las necesidades del negocio, garantizando una distribución eficiente del espacio.

Gestionar, adaptar o diseñar los espacios del edificio. Se encarga de adaptar los espacios de la empresa a nuevos requerimientos organizativos (p. ej., la ubicación de consultores / as por un período de tiempo determinado, reducciones de espacio, cambios de ubicaciones y mudanzas).

Garantizar el correcto funcionamiento y mantenimiento de las máquinas que se encuentran en los coffee corner así como de los lavavajillas, neveras y fuentes de agua.

Asegurar que los coffee corner estén adecuadamente abastecidos.

Coordinar la disposición de puestos de trabajo y gestionar los requisitos especiales del edificio para eventos internos.

Adquisición de muebles según las necesidades.

Soporte a IT :

Alinear la configuración del equipo de escritorio y el cableado con los estándares de las instalaciones en colaboración con el equipo de TI.

Seguridad :

Implementar y mantener políticas y procedimientos de seguridad para proteger a empleados, clientes y activos de la empresa.

Coordinar inspecciones de seguridad periódicas y llevar a cabo acciones correctivas para mitigar riesgos y cumplir con regulaciones pertinentes.

Coordinar los procedimientos de evacuación en caso de incendio, la capacitación del personal de seguridad contra incendios y mantener registros actualizados de las pruebas regulares de alarmas contra incendios.

Servicios Generales :

Supervisar la gestión de servicios generales, como recepción, mensajería, suministros de oficina, entre otros, asegurando un alto nivel de calidad y eficiencia en la prestación de estos servicios.

Supervisión de contratos de servicios (limpieza, seguridad, etc.), el suministro de material de oficina o la coordinación de espacios de trabajo.

Implementar y hacer cumplir los estándares de limpieza en las oficinas, incluyendo la aplicación de la política de "escritorio limpio" y la programación de limpiezas regulares de las instalaciones.

Gestión de Presupuesto :

Elaborar y gestionar el presupuesto del departamento de Facilities Management.

Gestión Ambiental :

Implementar iniciativas para promover la sostenibilidad ambiental en las operaciones de la empresa, como programas de reciclaje, eficiencia energética, entre otros, debe buscar la manera en la que se produzca la menor cantidad de residuos y contaminantes. Así como emplear racionalmente los recursos (agua, calefacción, electricidad, entre otros).

Coordinar y ejecutar auditorías medioambientales.

Almacén de Moda :

Supervisar la gestión del almacén de moda así como la definición de los procesos del mismo en cuanto a producciones de moda, entregas, devoluciones de material, gestiones administrativas y coordinación con otros departamentos asegurando la minimización de incidencias y estableciendo protocolos de seguridad en cuanto a los materiales que se manejan en dicho almacén.

REQUISITOS :

Experiencia previa de al menos 5 años en puestos similares de gestión de instalaciones o Facilities Management.

Conocimiento profundo de normativas y regulaciones de seguridad y salud en el trabajo.

Grado universitario en Ingeniería, Administración de Empresas, o campo relacionado (deseable).

Nivel muy alto de inglés, tanto oral como escrito (se realizará prueba).

CUALIDADES QUE SE VALORAN PARA EL PUESTO :

Habilidades de liderazgo y capacidad para gestionar equipos multidisciplinares.

Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para establecer relaciones sólidas con proveedores y con los distintos departamentos de la organización.

Versatilidad, rapidez y flexibilidad para poder trabajar bajo objetivos en un entorno donde se desarrollan distintos proyectos al mismo tiempo.

Alta capacidad de resolución de problemas e incidencias.

Persona ordenada, metódica y organizada.

Persona que le guste la decoración y aquellos temas relacionados con la generación de un espacio agradable en las oficinas.

Gran orientación al cliente.

Gestión de proyectos : el Facilities Manager debe ser capaz de gestionar proyectos complejos, coordinar a las partes interesadas, establecer plazos y respetar los presupuestos.

Conocimiento de la normativa : el Facilities Manager debe estar al tanto de las normas y regulaciones para asegurar el cumplimiento de las instalaciones.

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