Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid

Context & Environment

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

Activities

• Apoyo a Dirección:
  1. Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
  2. Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
  3. Organizar y coordinar viajes profesionales
  4. Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
  5. Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
  6. Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

• Seguimiento y coordinación de servicios generales
  1. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
  2. Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
  3. Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
  4. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
  5. Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

• Gestión administrativa y soporte transversal
  1. Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
  2. Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
  3. Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
  4. Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
  5. Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
  6. Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
  7. Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

• Participación en proyectos y mejora continua
  1. Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
  2. Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
  3. Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Candidate Profile

Formación Académica y/o Años de Experiencia::

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
• Inglés nivel alto (hablado y escrito).
• Francés nivel alto de francés.
• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
• Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales:

• Usuario avanzado de Ofimática
• Perfil operativo
• Habilidades de comunicación
• Habilidades de relación
• Proactividad
• Flexibilidad y adaptación
• Capacidad resolutiva
• Disponibilidad para viajar
• Gestión de Servicios Generales
• Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
• Gestión de agendas
• Trabajo en equipo

Apply

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Joining TotalEnergies means committing to the energy transition and helping provide energy that is more affordable, more available, and more sustainable for as many people as possible. You will grow within an international multi-energy company where every talent matters. You will contribute to ambitious projects and deliver concrete solutions to today's energy challenges.

Throughout your career, you will benefit from a wide variety of assignments and tailored learning opportunities. You will fully develop your potential in an environment that fosters innovation and excellence. Join committed and collaborative teams where success is built together.

We place respect and employee well-being at the heart of our performance. That is why TotalEnergies values diversity and promotes equal opportunities for all.