Asistente de Operaciones

Descripción del Puesto Este puesto requiere un profesional organizado y proactivo para brindar apoyo administrativo a la gerencia.

Responsabilidades Recepción y codificación de facturas relativas al área Office Management.

Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.

Apoio en la renegociación de contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina.

Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.

Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales / mensuales según se establezca.

Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.

Responsable de recopilar información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo el equipo y revisión.

Respuesta inmediata al cliente y con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.

Organización de citas.

Organización y reservas de viajes.

Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.

Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futuras actualizaciones.

Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.

Comunicaciones generales al equipo.

Tareas Administrativas Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción.

Control y responsabilidad de la Petty cash.

Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.

Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.

Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.

Catering de la oficina y coordinación de eventos.

Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.

Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC :

Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes.

Responsabilidad Espacio solidario en el mall.

Apoio en tareas administrativas de marketing.

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