Executive Assistant

Executive Assistant to the Principal – Santomera Bay Ubicación : Barcelona (con disponibilidad para viajar) Incorporación estimada : Julio 2025 Tipo de posición : Dedicación completa, presencial Reporta a : Principal de Santomera Bay ⸻ Sobre Santomera Bay Santomera Bay es el private office y holding empresarial del principal, con sede en España y actividad creciente a nivel nacional e internacional. La firma opera con un enfoque transversal que combina la gestión patrimonial, la inversión directa y la creación de compañías en sectores estratégicos como el inmobiliario y el financiero, a través de un ecosistema de plataformas especializadas. El principal es emprendedor, inversor y consejero. Su actividad profesional se desarrolla en un entorno de alta exigencia, con una intensa agenda de relaciones institucionales, empresariales y culturales. Para acompañarle en este contexto, buscamos una persona con capacidades excepcionales, que actúe como figura de máxima confianza y operador estratégico en la gestión de su día a día. ⸻ Propósito del puesto El puesto tiene como finalidad prestar apoyo directo e integral al principal en todas las dimensiones de su actividad profesional y personal. Se busca un perfil con elevada capacidad de organización, criterio institucional, capacidad de anticipación y máxima discreción. ⸻ Áreas de responsabilidad Coordinación ejecutiva e institucional Organizar y priorizar la agenda profesional y personal del principal, garantizando eficiencia, coherencia y cumplimiento de compromisos. Gestionar un sistema estructurado de seguimiento de tareas y pendientes ( to-do list compartido), supervisando su ejecución con el debido orden y rigor. Coordinar reuniones, desplazamientos y encuentros con contrapartes clave : inversores, socios estratégicos, representantes institucionales, autoridades, medios y perfiles de alta dirección. Actuar como filtro operativo ante solicitudes externas, velando por la adecuada asignación del tiempo y atención del principal. Preparar reuniones de trabajo, consejos, comités y desplazamientos de carácter corporativo. Elaborar actas, resúmenes ejecutivos y documentación de apoyo para la toma de decisiones. Coordinar y dar seguimiento a proyectos, conceptos e iniciativas impulsadas directamente por el principal. Gestionar la relación con instituciones, asociaciones y organismos profesionales en los que el principal tenga participación activa. Gestión del entorno personal y patrimonial Prestar asistencia discreta y eficaz a los miembros de la familia, incluyendo la coordinación de agendas, desplazamientos y compromisos personales. Supervisar la operativa de los equipos personales (seguridad, conductores, personal doméstico y mantenimiento), velando por su adecuado funcionamiento y alineación con los más altos estándares. Planificar y coordinar los viajes personales y profesionales del principal, con atención a todos los aspectos logísticos y de confort. Gestionar el calendario de ocasiones relevantes (aniversarios, celebraciones, eventos institucionales) y organizar, cuando proceda, obsequios personalizados o reconocimientos formales. Controlar y actualizar el inventario de activos personales (inmuebles, colecciones, objetos de valor), así como la documentación asociada (pólizas de seguros, contratos de mantenimiento, registros). Revisar y validar los gastos personales y profesionales del principal : conciliación, elaboración de informes, seguimiento presupuestario y relación con el equipo financiero. Supervisar y gestionar aspectos vinculados a IT personal y operativa digital del principal : dispositivos, conectividad, licencias, soporte técnico, renovación de hardware y coordinación con proveedores especializados. Coordinar y ejecutar procesos de procurement personal : adquisiciones específicas, pedidos, seguimiento de envíos y atención personalizada a necesidades ad-hoc. Mantener una relación estructurada y profesional con proveedores clave : agencias de viajes, boutiques y sastres especializadas, servicios de concierge y demás colaboradores estratégicos. Actuar como punto de enlace con asesores personales, curadores, consejeros y otros perfiles de confianza, garantizando una interlocución rigurosa, ordenada y confidencial. Brindar apoyo en la coordinación operativa de iniciativas filantrópicas, colaboraciones con fundaciones y proyectos con impacto social participadas por el principal, en estrecha coordinación con los equipos responsables. Gestión de estilo de vida, salud e imagen Coordinar reservas, eventos y experiencias personalizadas en espacios culturales, gastronómicos y sociales, tanto en España como en el extranjero. Gestionar la participación del principal en galas, ferias, foros, clubes y actos institucionales, incluyendo la logística, relaciones y documentación asociada. Supervisar los aspectos vinculados a la imagen institucional del principal, en colaboración con el equipo de comunicación, cuidando su proyección y manteniendo su perfil reservado. Coordinar los servicios vinculados al bienestar físico, salud y medicina : organización de revisiones médicas, tratamientos, especialistas de referencia y desplazamientos sanitarios, asegurando una atención adecuada, privada y adaptada al estilo de vida del principal. Perfil requerido Formación universitaria superior. Experiencia mínima de 5 años en posiciones equivalentes en entornos de alta dirección, family offices , empresas familiares o perfiles de elevada exposición pública. Dominio profesional de español e inglés (C1 / C2). Se valorará positivamente el conocimiento de otros idiomas : árabe o ruso. Sólido manejo de herramientas digitales (Google Workspace, CRMs, sistemas de agenda compartida, gestión de viajes, presupuestos y dispositivos personales). Capacidad demostrada para operar bajo presión, gestionar múltiples tareas simultáneamente y mantener un alto estándar de precisión y orden. Perfil institucional, discreto, con elevada madurez, sentido de la responsabilidad y proactividad. Alta sensibilidad estética, cultural y social. Disponibilidad para desplazamientos nacionales e internacionales y flexibilidad ⸻ Condiciones y entorno profesional Estructura y entorno : Incorporación a una estructura de primer nivel, con visibilidad directa sobre la estrategia, agenda y operativa del principal. Participación en un entorno transversal, que combina inversión, relaciones institucionales, desarrollo empresarial y actividades culturales. Condiciones contractuales : Modelo de compensación competitivo, acorde al nivel de responsabilidad y experiencia. Seguro médico privado de primer nivel. Acceso a clubes sociales y de bienestar. Plan de retribución flexible y beneficios complementarios. Posibilidad de desarrollo profesional en el marco de un proyecto con visión de largo plazo. Formación y desarrollo : Acceso a programas internos de formación, incluidos el Meaningful Impact Program y el Programa de Talento . Oportunidades selectivas de formación externa, tanto en España como a nivel internacional.

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