Office Management Assistant

goFLUENT está revolucionando el mercado del aprendizaje de idiomas en todo el mundo, ayudando a las empresas a diseñar una estrategia de formación digital global para sus empleados. goFLUENT acelera el proceso de aprendizaje de idiomas a través de su plataforma, una mezcla única de tecnología impulsada por la IA, una biblioteca de contenidos inigualable y la interacción humana.

Somos una empresa SaaS impulsada por su misión que cree apasionadamente en el derecho de cada empleado a tener las mismas oportunidades de alcanzar el éxito en el lugar de trabajo, independientemente de su lengua materna. Formamos parte de una empresa verdaderamente global con 800 empleados en todo el mundo.

¡Únete a nosotros y vive una experiência de trabajo que te hará sentir bien todos los días!

Buscamos un asistente de Office Manager que apoye los logros estratégicos de la organización asegurando el buen funcionamiento de la oficina en el día a día. Nuestra oficina en Madrid es una de las más grandes de goFLUENT, donde trabajan empleados de varias nacionalidades y necesitarán tu ayuda en diferentes asuntos ( contratación, onboarding, permisos de vacaciones...¡además de no quedarse sin café!)

Tu trabajo será esencial para que nuestros equipos tengan un ambiente de trabajo cómodo. Reportarás directamente al Office Manager y al Vice President Iberia & LATAM.

Qué harás :

• Área de Gestión de Oficina
• Responsable de la coordinación y funcionamiento del día a día de la administración y recepción de la oficina : Filtrado y gestión de llamadas telefónicas, gastos comerciales varios y facturas de proveedores, compras, envíos, organización de viajes de negocios, eventos + reuniones, etc.
• Gestión y mantenimiento de los ISO.
• Coordinar nuestras iniciativas de formación interna con los gerentes, incluyendo Salud y Seguridad
• Mantener el material de papelería, cocina y oficina.
• Cuidar la imagen corporativa de la oficina alineada con nuestro MKT Manager.
• Procesar los gastos corporativos, no deducibles, personales
• Incorporación de nuevos empleados
• Envío de oferta de trabajo previa
• Recogida de documentos : una vez obtenida la oferta de empleo firmada, solicitar los documentos necesarios para realizar su incorporación.
• Preparación del contrato con el asesor laboral.
• Incorporación de los empleados a la base de datos.
• Compra e instalación de equipos informáticos.
• Organizar y coordinar el onboarding
• Sesión de política corporativa con el nuevo empleado.
• Documentación de prevención de riesgos y revisión médica
• Registro en Workday
• Gestionar las solicitudes de vacaciones y el resto de permisos.
• Te encantará este trabajo si tienes
• 1-2 años de experiência probada en las tareas del puesto
• Conocimiento de las funciones del departamento de Recursos Humanos y de nóminas
• Un cuidado impecable en los pequeños detalles
• Capacidades organizativas excepcionales que te permitan cumplir los plazos de las tareas con mayor facilidad
• Experiência en servicio al cliente, comportamiento profesional y actitud de jugador de equipo
• Un nível profesional de inglés (escrito y oral)
• Capacidad para trabajar de forma independiente en múltiples prioridades,
• flexibilidad para cambiar y ampliar las tareas o asignaciones del trabajo
• Lo que ofrecemos
• Una experiência dinámica, similar a la de una startup, dentro de la seguridad de una empresa suiza de rápido crecimiento con 22 años de antigüedad.
• Aprender de los mejores ejecutivos y visionarios del mercado del aprendizaje y los idiomas.
• La experiência de unirte a una organización innovadora con un ambiente de trabajo internacional y dinámico.
• Excelente paquete de remuneración acorde con un mercado de alto potencial de crecimiento y una plataforma innovadora basada en la nube.
• Experiência de aprendizaje de clase a nível mundial al ser un aprendiz de goFLUENT. ¡Aprender de uno de nuestros doce idiomas de negocios!
• Emocionantes eventos globales de creación de equipos en el extranjero. (¡El último fue en Atenas!)
• Posición basada en Madrid (cerca del metro Chamartín) / Duración : Contrato indefinido / Fecha de inicio : lo antes posible