Groups & Events Sales Executive

Identificación del puesto

Departamento : Sales Department, Groups&Events

Puesto al que reporta jerárquicamente : Groups&Events Sales Manager y Director of Sales.

Incrementar la cuenta de resultados de la partida de Groups & Events coordinando la creación y cierre de grupos y eventos (corporativos y sociales).

Esta partida incluye habitaciones, salones / espacios, servicios de F&B y material audiovisual.

Responsabilidades, funciones y tareas

Hay que destacar que el puesto debe tener un enfoque muy comercial y dinámico acotado en unos procesos departamentales :

• Cotizar las peticiones diarias de grupos y eventos en un periodo máximo de 24hrs.
• Calificar las peticiones por orden de interés del Hotel, contactar con el cliente, detectar sus necesidades, asesorar y guiar, y crear un presupuesto personalizado y diferenciado.
• Seguimiento de todas las cotizaciones, por orden de prioridad establecida anteriormente, maximizando la tasa de conversión.
• Seguimiento de fechas de opción, bloqueos de habitaciones y salones / espacios.
• Nutrir y actualizar los sistemas de inventario de habitaciones (Opera y OnQ R&I) y de espacios (Meeting Plan).
• Negociación de tarifas y cierre de contratos MICE & grupos, incluyendo facturación (facturas proforma, prepagos y depósitos).
• Realizar Site Inspections para futuros grupos y eventos, presentando y comercializando los servicios y espacios disponibles en el Hotel.
• Creación y envío de las órdenes de servicio potenciando la comunicación interdepartamental.
• Coordinación de todos los departamentos operativos involucrados en la preparación y producción de un evento (incluidos proveedores).
• Programar reuniones semanales para asegurar el cumplimiento de las especificaciones marcadas por el cliente.
• Cierre de expediente, estudio del ROI del evento, y evaluación del grado de satisfacción del cliente (objetivo, la mejora constante).
• Llevar un control de la producción del departamento vs el budget a 3 meses vista y detectar desvíos de cara a poder corregirlos.
• Realizar un informe mensual de su gestión en el departamento incluyendo las visitas comerciales.
• Colaboración en la confección del Budget de la partida de grupos y eventos.

Relación del puesto

Hotel Team : Groups&Events Sales Manager, Director of Sales, Revenue Manager, F&B Manager, Departamentos F&B (maître salas, restaurant y chef), Mantenimiento y Housekeeping.

Hilton Team : equipos de venta Mice de las principales oficinas Internacionales de Hilton.

Set Competitive (Hoteles de la zona), organismos oficiales de la ciudad (GHB, CCB, BCB, APG), agencias, agencias DMC, empresas y proveedores.

Perfil del puesto, conocimientos y experiencia necesarios

Formación y conocimientos

Experiencia

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