Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid
Empresa empleadora TotalEnergies Electricidad Y Gas España, S.A.
La siguiente información ofrece un resumen de las habilidades, cualidades y cualificaciones necesarias para este puesto.
Art des Auftrags Contrato a tiempo indeterminado
Experiencia Menos de 3 años
Contexto y entorno
TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.
Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.
- Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
- Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
- Organizar y coordinar viajes profesionales
- Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información
- Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
- Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva
- Seguimiento y coordinación de servicios generales
- Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
- Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados
- Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
- Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas
- Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados
- Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas
- Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
- Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
- Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área
- Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo
- Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico
- Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid
- Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía
- Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa
- Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito
Perfil del candidato
Formación Académica y/o Años de Experiencia:
- Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
- Inglés nivel alto (hablado y escrito).
- Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
- Se valorará conocimientos de PRL (curso básico). xghoner
Competencias Técnicas y Comportamentales:
- Perfil operativo
- Habilidades de comunicación
- Habilidades de relación
- Flexibilidad y adaptación
- Capacidad resolutiva
- Disponibilidad para viajar
- Gestión de Servicios Generales
- Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
- Gestión de agendas
- Trabajo en equipo
TotalEnergies valora la diversidad, promueve el crecimiento individual y ofrece carreras con igualdad de oportunidades.
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