Administrativo/a Servicios Generales

¿Eres de esas personas que disfrutan haciendo que todo funcione a la perfección?

Si te apasiona la organización, la coordinación de múltiples tareas y ofrecer soporte a los equipos para que puedan dar lo mejor de sí mismos, tenemos una oportunidad para ti.

En el Comité español de ACNUR buscamos un/a Administrativo/a de Servicios Generales que contribuya a crear una experiencia excelente para las personas de la organización, colaboradores y visitantes, en una organización con una misión humanitaria con impacto global.

Rol y Responsabilidades

Garantizar el correcto funcionamiento de los servicios generales y administrativos de la organización, proporcionando soporte transversal a todas las áreas y oficinas de España, coordinando proveedores, espacios, viajes y servicios internos, y contribuyendo a generar una experiencia positiva para empleados/as, visitantes y colaboradores/as.

Esta posición actúa como punto de referencia operativo para la oficina, siendo clave para mantener un entorno de trabajo eficiente, organizado, acogedor y alineado con los valores de la organización.

Funciones

• Gestionar la recepción y atención de visitantes, proveedores y colaboradores.
• Facilitar una experiencia de acogida profesional, cercana y alineada con los valores de la organización.
• Coordinar los servicios generales de la oficina y garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.
• Gestionar compras, pedidos, suministros y control de stock de material de oficina y otros recursos necesarios para la operativa diaria.
• Coordinar y dar seguimiento a proveedores externos, servicios de mantenimiento y empresas colaboradoras.
• Organizar y gestionar viajes nacionales e internacionales, reservas y estancias con la Agencia de viajes.
• Gestionar correspondencia, mensajería y documentación administrativa.
• Coordinar reservas de salas, catering y necesidades logísticas para reuniones, eventos y actividades internas.
• Apoyar en la organización de congresos, encuentros corporativos y acciones de formación.
• Colaborar con el área de Personas y Cultura en iniciativas internas, comunicación corporativa y proyectos de experiencia del empleado.
• Coordinar el contenido y la difusión de la newsletter interna del área de Personas y Cultura.
• Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y operativos, proponiendo soluciones que incrementen la eficiencia y calidad del servicio.

¿Qué ofrecemos?

• Contrato indefinido a jornada laboral completa en las Oficinas Centrales de Madrid (zona Sol).
• Salario bruto anual: 18.000 – 20.000 €.
• Sistema de evaluación relacionado con un programa de incentivos.
• Modelo de trabajo Presencial 100%.
• Jornada intensiva en verano.
• Formación continua y desarrollo de carrera.
• 30 días de vacaciones al año.
• Otros beneficios.

Contexto y Cultura Organizacional:

• Misión humanitaria compartida: sensibilizar, movilizar recursos y recaudar fondos para proteger y mejorar la vida de las personas refugiadas, situando siempre a las personas en el centro.
• Cultura colaborativa: fomentamos un entorno donde se valora la escucha, la diversidad y la cooperación entre equipos técnicos, operativos y de captación.
• Cuidado y bienestar: promovemos relaciones laborales basadas en el respeto, la empatía y el apoyo mutuo.
• Impacto y excelencia: trabajamos con rigor y orientación a resultados que generen cambios reales y sostenibles para las personas refugiadas.
• Innovación social: impulsamos la creatividad, la mejora continua y la adaptabilidad para responder a las realidades y desafíos del desplazamiento forzado.

Formación requerida:

• Formación Profesional en Administración, Secretariado, Recursos Humanos, Logística, Operaciones, Asistencia a la Dirección o similar.
• Idiomas
  • Inglés: nivel alto (B2-C1).
  • Valorable Fránces.

Altamente valorable conocimiento del sistema de Naciones Unidas.

Experiencia y competencias:

• Experiencia mínima de 2 a 3 años en puestos de administración, recepción, office management, servicios generales, logística o soporte a Recursos Humanos.
• Experiencia en coordinación de proveedores, compras y gestión de servicios corporativos.
• Experiencia organizando viajes, reuniones y actividades internas.
• Habituado/a a trabajar con múltiples tareas simultáneamente y en contacto con diferentes áreas de negocio.
• Dominio de Microsoft 365, especialmente SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint.

Perfil personal

Buscamos una persona que destaque por su capacidad de organización, orientación al servicio y habilidad para generar entornos de trabajo eficientes y colaborativos.

• Alta capacidad de organización, planificación y seguimiento de tareas.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y actuar con integridad profesional.
• Perfil metódico, ordenado y con gran atención al detalle.
• Proactividad y capacidad para anticiparse a las necesidades de la organización.
• Orientación a la búsqueda de soluciones y resolución eficaz de incidencias.
• Vocación de servicio y predisposición a ayudar a los demás.
• Orientación a las personas y sensibilidad hacia las necesidades de los equipos.
• Excelentes habilidades de comunicación y relación interpersonal.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y gestionar prioridades.
• Flexibilidad y adaptación a entornos dinámicos.
• Espíritu colaborativo y actitud positiva.