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Auxiliar administrativo

IRALTAMadrid, Community of Madrid, Spain

Hace 3 días

Descripción del trabajo

En IRALTA, la cultura se fundamenta en nuestros valores claves : Innovación, Calidad y Eficiencia, Enfoque en el Cliente, Compromiso y Alcance. Nos destacamos por ser pioneros, utilizando nuevas tecnologías para contar historias, generar engagement y alcanzar el top of mind. Buscamos profesionales que disfruten desafiando el statu quo y que vean en la experimentación la vía para ofrecer soluciones frescas e impactantes.

Nuestro equipo opera con un fuerte Compromiso y una búsqueda constante de la Excelencia, asegurando la máxima Calidad y Eficiencia en cada entrega. Este meticuloso Enfoque en el Cliente no solo garantiza la satisfacción, sino que también establece lazos de confianza duraderos. Con un claro Alcance local, nacional e internacional, te unirás a un equipo con una mentalidad global, donde cada rol contribuye a dejar una huella de Innovación en diversos mercados y sectores.

Propósito del puesto

Figura estratégica en la implantación, digitalización y optimización de procesos administrativos, trabajando de la mano con la asesoría externa con la que colaboramos para la presentación de toda la documentación contable, fiscal y laboral. El rol tiene una dimensión transversal : dará soporte a la gestión interna de la empresa, y aportará orden y eficiencia en todos los procesos administrativos.

Áreas de colaboración

Administración
Finanzas
Contabilidad
Legal
Gestión de proyectos
Eventos corporativos
Coordinación de proveedores

Responsabilidades principales

Facturación

Generación de facturas a clientes

Control y monitoreo según fórmula de pago establecido en presupuesto aprobado por el cliente

Recepción y seguimiento de ordenes de compra por clientes.

Migración de la gestión contable de un modelo tradicional a plataforma automatizada de gestión.

Configuración adecuada de plataforma gestión empresarial, según necesidades de optimización y automatización.

Pagos

Manejo de plataformas bancarias

Emisión de pagos y transferencias

Conciliación bancaria

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Emisión de reportes semanales de estatus de cobros y pagos

Manejo de caja

Manejo, control y arqueo semanal de caja chica

Reportar gastos asociados a cada proyecto

Laboral

Control de horas, bajas, permisos y vacaciones

Nóminas en coordinación con asesoría.

Gestión de documentación para la prevención de riesgos laborales (PRL) y protección de datos (RGPD).

Coordinación de elaboración de informes exigidos según legislaciones en vigor.

Actualización sobre normativas y legislaciones aplicables.

Coordinación de gestoría contable, fiscal y laboral, para la entrega y control documental.

Revisión diaria de las comunicaciones de la agencia tributaria, seguridad social y otros organismos estatales.

Gestión documental

Organización documentos según estructura previamente definida por la Dirección de Operaciones.

Actualización y alimentación de base de datos de proveedores, clientes y personal.

Elaboración de documentación para la solicitud y la justificación de ayudas concedidas y otras auditorías.

Colaborar en la redacción de pliegos para concursos.

Elaboración y seguimiento de calendarios para el cumplimiento de requerimientos establecidos en pliegos de licitación y / o concursos.

Gestión y manejo de oficina

Recepción de llamadas entrantes

Recepción de mensajes, remitir al departamento encargado y seguimiento de respuesta.

Supervisión del mantenimiento de oficina, garantizando la limpieza y orden de las áreas comunes diariamente, así como el correcto funcionamiento de los equipos, servicios y mobiliario de oficina.

Compra de insumos y manejo de inventario de oficina

Gestión de mensajería

Compra de coffee break para reuniones con clientes

Atención a ejecutivos y personal temporal

Reserva de viajes, hoteles y transportes.

Elaboración, junto a la asesoría laboral, de contratos temporales.

Colaboración y apoyo a equipos de producción durante rodajes y eventos.

Manejo de proveedores

Control de pólizas y seguros de personal, responsabilidad civil, infraestructura física, equipos y seguros específicos para rodajes y eventos.

Control del cumplimiento de plazos en entregables y consumibles, según contrato.

Educación

Formación en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o similar (FP, Ciclo Formativo o Grado).

Experiencia

Experiencia previa de al menos 2 años en funciones administrativas y contables, preferiblemente en entornos creativos / tecnológicos.

Competencias técnicas

Control documental y contable.

Organización, seguimiento y control de tareas de manera autónoma.

Implantación o uso de plataformas de gestión empresarial.

Gestión de ayudas públicas y pliegos de concursos (valorable).

Herramientas de productividad y de IA para optimizar procesos (valorable).

Competencias transversales

Flexibilidad para trabajar en un entorno dinámico y multitarea.

Trabajo en equipo y colaboración interdisciplinar.

Capacidad de organización y gestión del tiempo.

Actitud proactiva y autónoma.

Atención al detalle

Pensamiento crítico

Comunicación clara y eficiente

Servicio al cliente

Capacidad de adaptación en entornos dinámicos y altamente demandantes

Disposición al aprendizaje

Orientación a la resolución de problemas

Rigurosidad en el control documental

Ética y manejo responsable de los recursos.

Ofimática

Excel avanzado : imprescindible : tablas dinámicas y nociones de macros.

Dominio de otras aplicaciones de Office 365

Manejo de Google Sheets : tablas dinámicas y nociones de macros.

Familiaridad con programas de contabilidad y facturación digital.

Dominio de plataformas de gestión empresarial (Holded, Odoo, Zoho o similar)

Idiomas

Castellano

Inglés (valorable)

Beneficios y oportunidades del puesto

Jornada de 37,5 horas.

Teletrabajo los viernes en jornada reducida

Formar parte de un equipo creativo y tecnológico líder en proyectos inmersivos de alto impacto.

Formación continua.

Participación en proyectos internacionales.

Oportunidad de crecer junto con la empresa, asumiendo progresivamente mayores responsabilidades en la producción y en la gestión de proyectos audiovisuales, elaboración y seguimiento de presupuestos.

Remuneración adaptable a responsabilidades asumidas.

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Auxiliar Administrativo • Madrid, Community of Madrid, Spain

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