Asistente Front Office Manager

Dar soporte al Front Office Manager en la organización, la dirección y el control del área de Recepción y Conserjería. Satisfacer, siguiendo las normas de calidad del hotel, las necesidades del cliente en cuanto a reservas, asistencia e información, atendiendo a las comunicaciones, realizando funciones administrativas, de facturación y comerciales.

Responsabilidades y tareas

• 40 horas semanales
• Organizar las actividades del departamento distribuyendo el trabajo según las previsiones y asignando tareas específicas según necesidades concretas, de acuerdo con los índices de ocupación, entrada o salida de grupos, prórrogas de estancias, etc.
• Supervisar el planning de reservas a corto, medio y largo plazo, considerando situaciones de overbooking para proponer y ejecutar acciones pertinentes.
• Revisar listas de no show, clientes VIP, rooming list, etc.
• Organizar la llegada de grupos.
• Confeccionar y supervisar informes diarios de ocupación.
• Coordinar con la gobernanta actividades relacionadas a ambos departamentos : conciliación de habitaciones, entradas y salidas, cambios de habitaciones, clientes especiales, bloqueos, etc.
• Coordinar con mantenimiento trabajos por averías y reparaciones, haciendo seguimiento a los que afectan la estancia de los clientes.
• Realizar funciones propias de recepción y conserjería, apoyando al personal para agilizar procesos.
• Supervisar actividades en su área para maximizar rendimiento y verificar la prestación de servicios acorde a las expectativas.
• Atender personalmente a clientes VIP u otros de importancia, verificando la asignación de habitaciones.
• Responder eficaz, amable y discretamente a reclamaciones y quejas, utilizando técnicas apropiadas para lograr la máxima satisfacción del huésped.
• Colaborar con el departamento comercial y la dirección en la gestión de reservas y acciones promocionales y de venta.
• Dirigir actividades del front y back de recepción y conserjería, promoviendo altos estándares de calidad.
• Supervisar actividades de conserjería y teléfonos, asegurando buen servicio de maleteros, botones y atención telefónica, especialmente en situaciones especiales.
• Asistir a reuniones.
• Supervisar la comunicación interdepartamental.
• Verificar el buen uso y mantenimiento de utensilios, maquinaria y enseres de su dependencia.
• Actualizar reservas (horas límite, garantías, cupos, fechas release, precios) en colaboración con el Head host supervisor.
• Realizar guardias de M.O.D según necesidad del hotel.

J-18808-Ljbffr